Arbejdstid og -mængde

påvirker performance og sygefravær

Arbejdstid og -mængde er et centralt område, der har stor indvirkning på både medarbejdernes trivsel og virksomhedens produktivitet. Et højt tidspres og en dårlig arbejdsbalance kan resultere i lavere produktivitet og øget sygefravær. På den anden side kan en god balance og en fleksibel arbejdstid føre til øget engagement, bedre trivsel og højere produktivitet. 

En HR-leder fra vores undersøgelse udtaler:
"Vi har lagt stor vægt på at lytte til vores medarbejdere og tage hensyn til deres feedback i vores tilgang til arbejdstid og -mængde. Det har skabt en mere fleksibel og trivselsfremmende arbejdskultur." 

   

Hvordan kan I arbejde med arbejdstid og -mængde?

 

Forståelse

Få indblik i, hvad arbejdstid og -mængde betyder, og hvilken effekt det kan have, når I arbejder med at udvikle gode rammer for arbejdstid og -mængde.

 

Anvendelse

Sådan skaber I de bedste forudsætninger for at arbejde med arbejdstid og -mængde.

 

Øvelser

Få inspiration til, hvor I skal starte, hvis I gerne vil arbejde videre med rammerne for arbejdstid og -mængde.

Forståelse

Hvad handler arbejdstid og -mængde – herunder oplevet tidspres om?

Arbejdstid og -mængde er et centralt emne i et moderne arbejdsliv, hvor både virksomhed og medarbejder skal finde en balance mellem krav og forventninger. Emnet dækker over forskellige aspekter af medarbejdernes tid på arbejdet, herunder arbejdsbyrde, arbejdstid, fleksibilitet, oplevet tidspres og balance mellem arbejde og privatliv. 

Med fem generationer på arbejdspladsen er spændet mellem medarbejdernes krav, til hvornår der er balance i arbejdstid og mængde, vokset, og der er opstået en øget forventning til arbejdspladserne om at kunne rumme og dække de mange forskellige arbejdsbehov. Dilemmaet opstår, når der både skal tages hensyn til virksomhedens målsætninger, tilgængelige ressourcer (antal medarbejdere og timer til rådighed) samt medarbejdernes individuelle ønsker til deres arbejdsliv.


 

Hvad er symptomerne på et stort oplevet tidspres?

   
Symptomerne på et højt oplevet tidspres hos medarbejderne kan variere, men nogle almindelige tegn er:
 
  • Når ikke i mål: Medarbejderne kan føle sig overvældet af mængden af arbejde og have svært ved at levere til tiden.
  • Dalende kvalitet i leverancer: Medarbejderne kan have svært ved at koncentrere sig om opgaver og laver flere fejl.
  • Højt fravær: Medarbejderne har flere sygedage end normalt.
  • Konflikter: Medarbejderne kan have sværere ved at håndtere konflikter med kolleger eller kunde.

Anvendelse

Sådan skaber I de bedste forudsætninger for at arbejde med arbejdstid og -mængde

Det primære dilemma, der opstår imellem leder og medarbejder, er spørgsmålet om ”hvem har ret?”. Er det lederen, der mener, at arbejdsbyrden og allokeret tid er fair og overkommelig, eller er det medarbejderen, der melder fra på opgaver eller ikke leverer til tiden?For bedst at kunne vurdere problemets omfang er det nyttigt først at evaluere på arbejdsbyrden. Det kan gøres enten mellem den enkelte medarbejder og leder eller som en evaluering på tværs af afdelinger.

Når I har indsamlet data, kan I identificere, hvor problemet opstår. Er det hos den enkelte medarbejder, kan træning i tidshåndtering, opgavestyring og mental træning være til gavn. Hvis I oplever, at problemet går igen hos en større gruppe af medarbejdere, kan det være gavnligt at sætte fokus på den organisatoriske arbejdskultur. Her er både leder- og medarbejdertræning en mulig tilgang. 



 

Hvad kan I gøre?

   
I kan fx:
 
  • udvikle af tydelige rollebeskrivelser og arbejdsopgaver for alle medarbejdere, så de ved, hvad der forventes af dem.
  • etablere tydelige feedbackmekanismer og mål, så medarbejderne ved, hvordan de kan måle deres fremskridt og forbedre deres præstationer.
  • skabe en åben og positiv kommunikationskultur, hvor medarbejderne føler sig trygge ved at udtrykke deres behov og bekymringer omkring deres arbejdstid og arbejdsbyrde. Dette kan være i form af feedback-sessioner, 1:1-dialoger med lederen, medarbejderundersøgelser eller lignende.
  • sørge for, at medarbejderne har adgang til de nødvendige ressourcer og værktøjer til at udføre deres arbejdsopgaver effektivt. Dette kan omfatte relevant uddannelse og træning, teknologisk support og adgang til relevant software og hardware.
  • fremme en kultur med respekt for grænser og selvpleje. Dette kan omfatte trivselsdage, mental sundhedsstøtte og en generel accept af, at det er vigtigt at tage vare på sig selv for at kunne yde sit bedste på arbejdspladsen.
  • sætte fokus på pauser og sund mødekultur som en del af arbejdsdagen. En række forskellige studier kobler mængden af møder, vi afholder, til niveauet af produktivitet. Et studie af Journal Business Review i 2022 viste, at en 40 procents reducering af interne møder øgede produktiviteten med 75 procent på tværs af mellemstore og store virksomheder*. Andre studier viser, at medarbejdere, der holder pause i løbet af dagen, er mere effektive i deres brug af tid end de kolleger, der ikke afholder pauser i løbet af arbejdsdagen**. Gennemsnitlig er den tid, vi bruger på møder i globale virksomheder faldet efter coronapandemien, men antallet af møder og især online-møder er steget med 13 procent fra 2020, hvilket har en effekt på effektiviteten på arbejdspladsen***. I kan derfor med fordel gennemgå jeres mødekultur, og lederen kan hjælpe sine medarbejdere med at huske at holde pauser, ved selv at gå forrest i den måde arbejdsdagen tilrettelægges.
     
    PFA og vores partnere tilbyder både lederrådgivning og træning i sund arbejdskultur, og jeres medarbejdere kan ringe til PFA Sundhedscenter og få sparring og rådgivning om stresshåndtering, mentalt helbred og værktøjer til et sundt arbejdsliv.
* Kilde: ScienceDirect
** Kilde: Future Work Lab
*** Kilde: NBER

Øvelser

Få inspiration til, hvor I skal starte, hvis I gerne vil arbejde videre med rammerne for arbejdstid og -mængde. 

Tidsmanagement-workshop

Her får medarbejderne (også lederne) mulighed for at diskutere og dele deres bedste praksis for at håndtere deres arbejdstid og -byrde. 

Workshoppen kan omfatte følgende trin:

  1. Introduktion til emnet og formålet med workshoppen
  2. Brainstorming om udfordringer og muligheder for at forbedre tidsstyringen og arbejdsbalancen
  3. Identifikation af konkrete værktøjer og teknikker til at håndtere arbejdsbyrden, såsom to-do-lister, prioriteringsteknikker eller timeboxing*
  4. Diskussion og deling af bedste praksis fra forskellige afdelinger og kolleger
  5. Implementering af konkrete tiltag og opfølgning på effekten af disse tiltag.

Ved at inddrage medarbejderne og skabe en fælles forståelse af udfordringerne og mulighederne for at håndtere arbejdstid og mængde skabes der en fælles positiv og effektiv kultur på arbejdspladsen.

*Timeboxing er en metode inden for projektledelse og arbejdsstyring, der involverer fastlæggelse af en bestemt tidsramme for en opgave eller en aktivitet. Ideen er at sætte en begrænsning på den tid, der er til rådighed for en opgave, så det bliver lettere at planlægge og fokusere på at nå målet inden for den fastsatte tid.
  


 

Tidsstyringssprint

   
Her opfordres medarbejderne til at planlægge og prioritere deres opgaver og tidsforbrug samt at registrere den tid, de bruger på hver opgave. Dette kan være med til at skabe bevidsthed om hvor meget tid, der bruges på forskellige opgaver, og hvordan man kan optimere sin tidsstyring. Sprintet kan vare en uge eller to og afsluttes med en refleksion over, hvad der fungerede godt, og hvad der kan forbedres. Det er vigtigt at understrege, at dette ikke handler om at øge arbejdspresset, men derimod om at skabe en mere effektiv arbejdsproces og skabe mere tid og overskud i hverdagen.

Inspiration og viden om de andre delelementer

Fleksibilitet
Samarbejdspraksisser
Medarbejderautonomi

Vidste du, at...

vi kan hjælpe jer med, hvordan I kan arbejde med de forskellige elementer inden for organisering af arbejdet.
Tag fat i jeres kundechef og få mere information.