Fleksibilitet

påvirker performance og sygefravær

De seneste år har medført et stigende fokus på tilbuddet om fleksible arbejdsordninger til medarbejdere. I vores undersøgelse kom det frem, at på tværs af generationer er graden af frihed og fleksibilitet i arbejdet et væsentligt element i medarbejdernes trivsel. 

Selvom fleksibilitet er blevet en mere naturlig del af arbejdsdagen, viste vores undersøgelse, at øget fleksibilitet kræver særligt fokus for at skabe effektive arbejdsgange. Det kræver en strategisk tilgang, hvor man tager højde for de forskellige faktorer og muligheder, der er til rådighed. 

En leder fra vores undersøgelse udtaler:
"Fleksibilitet er ikke bare en trend, det er en nødvendighed. Vi skal tilpasse os den moderne arbejdsplads og give vores medarbejdere de bedste muligheder for at arbejde på deres egne betingelser". 

  

Hvordan kan I arbejde med fleksibilitet?

 

Forståelse

Få indblik i, hvad fleksibilitet betyder, herunder hvilken effekt det kan have, når vi arbejder med at udvikle fleksible rammer og inddrager fordeling af arbejdstid og arbejdssted som et grundlæggende parameter hos medarbejderne og i det organisatoriske design.

 

Anvendelse

Sådan skaber I de bedste forudsætninger for at arbejde med fleksibilitet.

 

Øvelser

Få inspiration til, hvor I skal starte, hvis I gerne vil arbejde videre med rammerne for fleksibilitet.

Forståelse

Hvad er fleksibilitet?

Fleksibilitet handler om at give jeres medarbejdere mulighed for at tilpasse deres arbejdsplaner og arbejdssted (hvis muligt) til deres individuelle behov og præferencer samtidig med, at virksomhedens mål og behov opfyldes. Fleksibilitet kan have forskellige betydninger for medarbejderne, alt efter deres rolle, ansvar, arbejdsopgaver og familiesituation. Nogle medarbejdere kan have brug for at arbejde hjemme nogle dage, mens andre foretrækker at arbejde på kontoret. Fleksibilitet handler også om at finde den rette balance mellem arbejde og fritid og dermed reducere risiko for stress og udbrændthed. 

Hvad bør I være opmærksomme på, når I arbejder med rammerne for fleksibilitet?

Der er nogle potentielle udfordringer, når der implementeres fleksibilitet i arbejdslivet. Fleksibilitet i sig selv kan nemlig udfordre de normale rutiner og samarbejdspraksisser. 

Virtuelt sammenhold

En af de største udfordringer ved fleksibilitet kan være at opretholde en følelse af samarbejde og sammenhold på tværs af afdelinger og teams. Hvis jeres medarbejdere arbejder på forskellige tidspunkter og fra forskellige steder, kan det være svært at få den daglige sparring, tjekke naturligt ind med hinanden og samarbejde på tværs.

Læs mereSe mindreFaste dage på kontoret for hele teamet kan facilitere, at sammenhold og samarbejde opretholdes. Hvis det ikke er en mulighed, kan lederen være limen, der styrker sammenholdet ved at bruge ”online tjek ind”, korte statuskald eller lave et online chatrum, hvor medarbejderne kan have en uformel samtale. Men lederen kan ikke gøre det alene - det kræver noget af hver enkelt medarbejder. Derfor er det essentielt at have en åben dialog om ansvar og forventninger, hvis en fleksibel arbejdsdag med fx mere hjemmearbejde skal kunne fungere for alle parter.


 

Balance er vigtig

   
En anden udfordring kan være at opretholde en god work-life-balance for medarbejderne. Hvis medarbejderne har friheden til at arbejde hvor som helst og når som helst, kan det for nogle være svært at adskille arbejde og fritid. Det er vigtigt at have klare retningslinjer for, hvornår medarbejderne forventes at arbejde, og hvornår de har fri. Dette kan også inkludere retningslinjer for overarbejde. 
  

Klar kommunikation

   
En tredje udfordring kan være at sikre en fair og ensartet praksis for alle medarbejdere i samme roller. Hvis nogle medarbejdere får mere fleksible rammer end andre, kan det føre til en følelse af unfair behandling. Det er derfor vigtigt at have klare retningslinjer og politikker på plads, som sikrer en ensartet praksis for alle medarbejdere, og at disse er klart kommunikeret. Hvis der er teams, hvor der er gjort en undtagelse, så sørg for, at alle ved det og forstår hvorfor. På den måde sikrer I, at reglerne bliver forstået og ikke bliver til en negativ faktor eller opfattet som forskelsbehandling.

Anvendelse

Sådan skaber I de bedste forudsætninger for at arbejde med fleksibilitet

I arbejdet med fleksibilitet er det nødvendigt at se på, hvad der passer til netop jeres virksomhed, og hvordan det understøtter eller udfordrer jeres kultur, når I skruer på graden af fleksibilitet.

Når I tilbyder hjemmearbejdsdage og fleksible arbejdstider, så giv klare retningslinjer for, hvordan og hvornår arbejdsopgaverne skal udføres, så det er klart, hvad der forventes af medarbejderne.

For at skabe de bedste forudsætninger for at arbejde organisatorisk med emnet fleksibilitet og fordeling af arbejdstid og -sted, kan det være en god idé at starte med at kortlægge organisationens nuværende behov og muligheder. Det kan fx omfatte en kortlægning af medarbejdernes arbejdsopgaver og behov, en vurdering af organisationens teknologiske infrastruktur samt en vurdering af, hvordan fleksibilitet vil påvirke virksomhedens kultur og arbejdsgange.

Læs mereSe mindreDerefter kan I udarbejde eller tilrette jeres retningslinjer og politikker for fleksibilitet, så de kan hjælpe medarbejderne med at forstå, hvordan de kan drage fordel af fleksibiliteten, og hvordan de kan arbejde inden for organisationens retningslinjer og krav. Det kan fx omfatte retningslinjer for, hvordan medarbejderne kommunikerer med kolleger og rapporterer til ledelsen, når de arbejder på forskellige tidspunkter og steder.

Når I har skabt de nødvendige rammer for fleksibilitet, er det vigtigt at understøtte og kommunikere fleksibilitetskulturen til medarbejderne, så alle ved, hvordan den kan anvendes samt forventninger til medarbejdernes arbejdsindsats og kommunikation. En sund kommunikationskultur støtter op om fleksibilitet på arbejdspladsen. Du kan læse mere her omkring udvikling af en sund kommunikationskultur.



 

Evaluer løbende

    
Evaluer og juster organisationens fleksibilitetspolitik og retningslinjer løbende. Det kan I gøre gennem medarbejderfeedback, undersøgelser eller fokusgruppeinterviews, hvor medarbejderne kan give deres input og erfaringer vedrørende fleksibilitet, og hvor lederne vurderer, hvad der fungerer, og hvor der er plads til forbedringer. På den måde kan I løbende tilpasse og forbedre jeres fleksibilitetskultur. 

Øvelse

Få inspiration til, hvor I skal starte, hvis I gerne vil arbejde videre med rammerne for fleksibilitet.

En workshop eller brainstorming-session kan være en effektiv måde at inddrage medarbejderne i processen med at implementere fleksibilitet i organisationen. Her kan I starte med at definere, hvad der menes med fleksibilitet, og derefter lade medarbejderne diskutere, hvordan det kan implementeres bedst muligt i organisationen.

I kan starte med at stille spørgsmål til medarbejderne om, hvad deres behov og ønsker er i forhold til arbejdstid og -sted, og hvordan de mener, at fleksibilitet kan hjælpe dem med at opnå en bedre work-life-balance og trivsel på arbejdspladsen.

Læs mereSe mindreI kan også diskutere forskellige muligheder og udfordringer ved fleksibilitet, fx hvordan I sikrer, at kommunikationen mellem kolleger, medarbejdere og ledelse fortsat er effektiv, når man ikke altid er fysisk til stede på arbejdspladsen, og hvordan I sikrer, at opgaver og deadlines stadig bliver overholdt, når medarbejderne har mere fleksibilitet i deres arbejdstid.

Under workshoppen kan I også drøfte, hvordan I bedst tilpasser organisationens politikker og praksisser til medarbejdernes behov og ønsker. I kan fx diskutere, om det er muligt at tilbyde forskellige former for fleksibilitet, som fx delvis hjemmearbejde eller forskellige arbejdstidsmodeller, og om alle medarbejdere har lige adgang til fleksibilitet.

Det er vigtigt, at I opmuntrer til åbenhed og dialog i disse øvelser, så medarbejderne føler sig hørt og inddraget i processen. Det kan også være en god idé at sørge for, at der er en god blanding af medarbejdere fra forskellige afdelinger og niveauer i organisationen, så I får en bredere vifte af perspektiver og idéer.
  


 

Eksempel på en brainstorming-session

   
Et eksempel på en brainstorming-session kunne være at dele medarbejderne op i mindre grupper og lade dem diskutere forskellige scenarier og udfordringer ved fleksibilitet, fx hvordan man sikrer, at der stadig er et stærkt sammenhold og samarbejde i teamet, når medarbejderne har mere frihed i deres arbejdstid. Herefter kan I lade hver gruppe præsentere deres idéer og konklusioner for resten af teamet. 

Inspiration og viden om de andre underkomponenter

Arbejdstid og mængde
Samarbejdspraksisser
Medarbejderautonomi

Vidste du, at...

vi kan hjælpe jer med, hvordan I kan arbejde med de forskellige elementer inden for organisering af arbejdet.
Tag fat i jeres kundechef og få mere information.